Tư vấn - cung cấp phần mềm

Những điều cần lưu ý trước khi quyết định đầu tư phần mềm

Thứ tư,25/06/2014
1342 Lượt xem

Đầu tư một giải pháp phần mềm cho Doanh nghiệp (DN) là một việc vô cùng quan trọng vì nó không chỉ là việc đầu tư tài chính đơn thuần. Đầu tư một phần mềm đúng đắn sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các nguồn lực hiện có, nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc. 

 

1.      Phân tích mục tiêu, định hướng phát triển của Doanh nghiệp (DN)

Mục tiêu, định hướng phát triển là kim chỉ nam để DN vạch ra kế hoạch hành động làm sao để đạt được mục tiêu đó. Làm việc mà không có mục tiêu cũng giống như bạn đang bị lạc trong rừng và không xác định được phương hướng.

Chính vì tầm quan trọng của mục tiêu mà trước khi quyết định đầu tư tài chính/nguồn lực cho một hoạt động nào đó nói chung và cho ứng dụng giải pháp CNTT nói riêng đều cần phải xác định lại rõ ràng không chỉ hiện tại DN đang ở đâu mà còn phải biết đích xác sau 5, 10 năm nữa DN sẽ ở đâu và quy mô như thế nào?

Đối tượng KHMT phục vụ là những ai?,…Trả lời được những câu hỏi này một cách rõ ràng tức là bạn đã biết đích xác điều bạn muốn, đồng thời bạn sẽ hình dung rõ hơn về giải pháp mà bạn cần để giúp bạn thực hiện mục tiêu đó.

Mặt khác, đầu tư phần mềm cũng là một khoản đầu tư tài chính, tiêu tốn tiền, thời gian và nhân lực của DN. Khi bạn nhận thức rõ ràng được nhu cầu giải pháp mà mình cần thì bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí do những quyết định đầu tư sai lầm phần mềm/giải pháp CNTT không phù hợp với định hướng phát triển tương lai của công ty.

2.      Xem xét văn hóa DN

Đây là một trong những yếu tố không kém phần quan trọng trong việc nghiên cứu tiền khả thi/cần được xem xét, đánh giá trước khi triển khai ứng dụng phần mềm vào toàn bộ quy trình hoạt động của DN.

DN bạn là một DN trẻ với đội ngũ nhân viên năng động và phong cách quản lý tiên tiến, linh hoạt hay là một DN 100% vốn nhà nước với những thế hệ quản lý truyền thống, cứng nhắc, chậm và ngại đổi mới,...

Điều này góp quyết định không hề nhỏ trong việc có ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý và điều hành DN hay không.

3.      Đánh giá tình trạng công nghệ của DN bạn

Bạn cần trả lời được hàng loạt câu hỏi liên quan đến sự phù hợp giữa nhu cầu ứng dụng giải pháp phần mềm với khả năng tình hình công nghệ của DN mà bạn muốn ứng dụng giải pháp, tính chất công việc và nhu cầu công nghệ phục vụ cho công việc.

Ví dụ: Công việc của bạn không cần di chuyển nhiều, bạn mong muốn có thể sử dụng phần mềm trên nhiều thiết bị, mọi lúc, mọi nơi. Nhu cầu này sẽ được thỏa mãn bằng những giải pháp được thiết kế sử dụng công nghệ điện toán đám mây và sự độc lập của phần mềm trên nền máy tính hay là sự tương thích của phần mềm với các phần cứng, hệ điều hành và các phần mềm cơ sở dữ liệu khác nhau cùng với các trang thiết bị công nghệ có kết nối internet để bạn sử dụng: Tablet, Smartphone, Laptop,…. Do đó, bạn cần phải xem xét xem tình trạng công nghệ hiện tại và định hướng phát triển của DN trong tương lai có thực sự phù hợp với nền tảng công nghệ đó hay không.

4.      Xác định quy trình làm việc cần thiết

Mỗi một doanh nghiệp khác nhau thường có những quy trình làm việc khác nhau kể cả ngay trong cùng một lĩnh vực kinh doanh thì quy trình làm việc cũng được xử lý linh hoạt tùy theo quy mô và văn hóa cũng như cách thức quản lý của từng DN.

Do đó việc xem xét, xác định quy trình làm việc của DN hiện tại có cần phải thay đổi và DN có sẵn sàng chấp nhận thay đổi để phù hợp tương thích với phần mềm cần áp dụng hay không cũng là một vấn đề cần phải cân nhắc. Nếu DN nghiệp bạn không chấp nhận thay đổi quy trình phù hợp với phần mềm thì buộc bạn phải lựa chọn những giải pháp phần mềm linh hoạt, có thể tùy chỉnh cho phù hợp với nhu cầu khác nhau của những DN khác nhau.

5.      Xem xét chi phí, giá trị mang lại

DN cần phân tích làm rõ các khoản chi phí phát sinh khi đầu tư ứng dụng giải pháp phần mềm và khả năng tài chính của công ty có cho phép để áp dụng giải pháp đó hay không.

Tuy nhiên nếu chỉ nhìn vào chi phí mà lựa chọn phần mềm/giải pháp thì bạn rất dễ mắc sai lầm do chọn phải phần mềm mà chưa thực sự phù hợp với nhu cầu, hiện trạng, định hướng phát triển của DN và trong tương lai, nguy cơ phát sinh một khoản chi phí lớn hơn từ việc đầu tư thêm hệ thống/nâng cấp giải pháp,…để đáp ứng nhu cầu mở rộng của DN.

Nguồn : Sưu Tầm

Bình luận facebook
Danh Mục Tin Tức